Wprowadzenie KSeF to duża zmiana dla przedsiębiorców – i choć system ma docelowo ułatwić życie, na początku może przynieść sporo wyzwań. Oto najczęstsze problemy, z jakimi mogą się zmierzyć właściciele firm:

1. Problemy techniczne i integracyjne

• Niezgodność używanego programu do fakturowania z KSeF.
• Konieczność aktualizacji oprogramowania lub wykupienia nowych modułów.
• Błędy po stronie systemu (np. przeciążenia, opóźnienia, chwilowe awarie).
• Trudności z poprawnym wystawianiem faktur w strukturze XML. 

2. Brak przygotowania pracowników

• Konieczność przeszkolenia zespołu (księgowości, handlowców, administracji).
• Błędy wynikające z nieznajomości nowej procedury.
• Zaburzenia w przepływie dokumentów – zwłaszcza w firmach z wieloma działami.

3. Zmiana dotychczasowych procesów

• Konieczność przebudowy obiegu dokumentów (np. akceptacji, weryfikacji).
• Problemy z obsługą korekt faktur i duplikatów.
• Trudności z fakturami wystawianymi “od ręki” podczas wizyty u klienta.
• Inaczej funkcjonujące faktury zaliczkowe, końcowe i proforma.

4. Komplikacje w kontaktach z kontrahentami

• Kontrahenci mogą nie wiedzieć, gdzie „szukać” faktury w KSeF.
• Opóźnienia w płatnościach przez brak informacji o nowych zasadach.
• Problemy, gdy klient oczekuje faktury papierowej lub PDF „od razu”.

5. Zarządzanie uprawnieniami

• Ryzyko nadania zbyt szerokich lub zbyt wąskich uprawnień pracownikom.
• Konieczność precyzyjnego ustalenia, kto co może wysłać / pobierać z KSeF.
• Zamieszanie w firmach, gdzie faktury wystawia wiele osób.

6. Błędy formalne i odpowiedzialność

• Każdy błąd w strukturze XML może zablokować możliwość wystawienia faktury.
• Większa odpowiedzialność przedsiębiorcy za poprawność danych.
• Możliwe sankcje za błędne lub spóźnione faktury, jeśli system stanie się obowiązkowy.

7. Koszty wdrożenia

Aktualizacja lub zakup nowego oprogramowania.

Szkolenia dla pracowników.

Wdrożenie nowych procedur oraz konsultacje z księgowymi i doradcami podatkowymi.