Urlop powinien być wykorzystany przez pracownika w roku kalendarzowym, w którym nabył on do niego prawo. Kodeks pracy przewiduje kilka sytuacji, w których urlop wypoczynkowy może zostać przesunięty na następny rok kalendarzowy. Odnosząc się do kodeksu pracy należy wskazać: art. 164 § 2 - szczególne potrzeby zakładu pracy, art. 164 § 1 - wniosek pracownika umotywowany ważnymi przyczynami, art. 165 i 166 - przyczyny usprawiedliwiające nieobecność w pracy, art. 167 § 1- odwołanie pracownika z urlopu z powodu okoliczności nie przewidzianych w chwili rozpoczynania urlopu.

Zaległy urlop powinien być wykorzystany zgodnie z art. 168 najpóźniej do 30 dnia września następnego roku kalendarzowego. Obowiązujące przepisy tarczy antykryzysowej 4.0 wprowadziły uprawnienia dla pracodawcy, który może wskazać termin urlopu pracownikowi z pominięciem zgody pracownika oraz zatwierdzonego planu urlopowego.