Ewaluacja jest systematyczną i obiektywną oceną danego przedsięwzięcia, najczęściej projektu lub zestawu działań z określonym celem, tj. jego założeń, procesu realizacji i rezultatów pod względem określonych kryteriów. Ewaluacja powinna dostarczyć rzetelnych i przydatnych informacji o obiekcie badania, wspierając w ten sposób proces decyzyjny oraz współdziałanie wszystkich zaangażowanych w realizację przedsięwzięcia partnerów. Badanie ewaluacyjne jest procesem, w którym współuczestniczą zleceniodawca, zleceniobiorca i inne podmioty zainteresowane rezultatami badania. Kluczowe dla badania jest wspólne ustalenie zakresu kryteriów ewaluacyjnych, pośród których najważniejsze to:
- skuteczność – pozwala określić, czy osiągnięto zakładane cele,
- efektywność – polega na porównaniu zaangażowanych zasobów z osiągnięciami na poziomie produktów, rezultatów lub oddziaływania przedsięwzięcia,
- trafność – pozwala ocenić zgodność celów przedsięwzięcia z potrzebami szeroko zdefiniowanych grup odbiorców,
- użyteczność – polega na porównaniu potrzeb grup odbiorców z osiągnięciami danego przedsięwzięcia,
- trwałość – polega na określeniu trwałości efektów przedsięwzięcia po zakończeniu jego realizacji.
Celami badania ewaluacyjnego są najczęściej:
- badanie efektywności i skuteczności podejmowanych w ramach przedsięwzięcia działań,
- identyfikacja słabych i mocnych stron przedsięwzięcia,
- sygnalizowanie pojawiających się problemów oraz określenie możliwych sposobów ich przeciwdziałaniu,
- określanie stopnia zgodności realizacji i rezultatów przedsięwziecia z przyjętymi założeniami.
Na podstawie określonych przez Zamawiającego kryteriów ewaluatorzy opracowują koncepcję badania. Punktem wyjścia dla badania ewaluacyjnego jest określenie pytań ewaluacyjnych (badawczych), na które odpowiedzi znajdywane będą poprzez zastosowanie szerokiego wachlarza metod i technik badawczych. Do najczęściej stosowanych w badaniach ewaluacyjnych metod należą: analiza desk research (analiza dokumentów), wywiady kwestionariuszowe przeprowadzane różnego rodzaju technikami (telefoniczne-CATI, osobiste PAPI lub CAPI, internetowe – CAWI), indywidualne wywiady pogłębione, zogniskowane wywiady grupowe. Zebrane w trakcie badania dane poddawane są analizie statystycznej oraz jakościowej.
Efektem pracy badawczej jest raport ewaluacyjny, którego wnioski i rekomendacje służą do refleksji nad przedsięwzięciem. Ewaluacja jest użyteczna, gdy jej wyniki zostaną wdrożone.